Ley de registro horario en España 2025: obligaciones, sanciones y herramientas

El registro horario de los trabajadores dejó de ser opcional en España en 2019. Sin embargo, muchas pymes y autónomos con empleados siguen sin tener un sistema claro, asumiendo un riesgo legal que puede acabar en multa. En 2025 la Inspección de Trabajo ha intensificado los controles, y no tener un sistema de registro horario correctamente implantado puede costar entre 626 y 6.250 euros por infracción grave.

En este artículo te explicamos qué obliga exactamente la ley, a quién aplica, qué métodos son válidos y cómo cumplir sin complicarte la vida.

¿Qué dice exactamente la ley?

El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores e introdujo la obligación de que todas las empresas registren diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización. No basta con apuntar las horas totales: la ley exige hora de entrada y hora de salida.

Los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo en cualquier momento.

¿A quién afecta?

La obligación aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente del tamaño. Esto incluye pymes de dos empleados, autónomos con trabajadores a cargo, empresas con personal a tiempo parcial y trabajadores en remoto o teletrabajo.

Los únicos colectivos con regulación específica diferente son los trabajadores autónomos sin empleados (que no están obligados) y algunos puestos de alta dirección con jornada irregular pactada en convenio.

¿Qué métodos son válidos para registrar la jornada?

La ley no especifica un sistema concreto, lo que ha generado mucha confusión. Técnicamente son válidos varios métodos, pero no todos tienen el mismo peso ante una inspección.

Un fichaje en papel o Excel puede ser válido si está correctamente cumplimentado y firmado, pero presenta problemas evidentes: es fácilmente manipulable, difícil de conservar cuatro años de forma ordenada y complicado de presentar ante una inspección. La Inspección de Trabajo valora especialmente que el sistema sea fiable, no manipulable y que garantice la trazabilidad de los datos.

Las aplicaciones digitales de control horario como NexusHR generan registros automáticos, inalterables y exportables que cumplen todos estos requisitos sin esfuerzo adicional para el trabajador ni para la empresa.

¿Qué información debe contener el registro?

Cada registro diario debe incluir como mínimo el nombre del trabajador, la fecha, la hora de inicio de la jornada y la hora de finalización. Si existe pausa para comer u otras interrupciones significativas, se recomienda registrarlas también aunque la ley no lo exige expresamente.

El registro debe estar firmado o validado de alguna forma que acredite que el trabajador ha confirmado los datos. En sistemas digitales esto se resuelve con la confirmación del propio empleado desde su dispositivo.

¿Cuánto pueden multar por incumplimiento?

Las sanciones se encuadran dentro de infracciones graves según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. El rango va de 626 a 6.250 euros por infracción. En caso de reincidencia o si la Inspección detecta que el incumplimiento es sistemático, la sanción puede agravarse.

Además del aspecto económico, no tener registro horario puede complicar enormemente la defensa de la empresa ante reclamaciones de horas extra por parte de empleados.

Cómo cumplir la normativa sin dedicarle horas

La solución más práctica para una pyme o un autónomo con empleados es implantar un sistema digital sencillo que los trabajadores puedan usar desde el móvil. No necesitas una solución cara ni compleja. Necesitas que el sistema registre automáticamente la entrada y salida, guarde el historial durante cuatro años y te permita exportar los datos si hay una inspección.

NexusHR hace exactamente eso. El empleado ficha desde el móvil en segundos, tú tienes el historial completo en tiempo real, y si alguna vez recibes una visita de la Inspección de Trabajo puedes exportar todo el registro en un clic.

Puedes profundizar también en las sanciones por incumplimiento del registro horario para entender qué se juega tu empresa si no actúas a tiempo.

Puedes probarlo gratis sin tarjeta de crédito.

Conoce también las sanciones de la Inspección de Trabajo por no llevar registro horario y evita sorpresas.