Sanciones de la Inspección de Trabajo por no llevar registro horario: cuánto pueden multarte

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, toda empresa española está obligada a llevar un registro diario y verificable de la jornada de sus empleados. Lo que muchas pymes desconocen es que el incumplimiento de esta obligación no es una infracción menor: las sanciones de la Inspección de Trabajo por no llevar registro horariopueden ir desde 626 € hasta 6.250 € por infracción, y se aplican por empresa, no por trabajador. En casos graves o de reincidencia, las cifras pueden multiplicarse.

Este artículo explica con detalle qué revisa exactamente la Inspección cuando llama a tu puerta, cuáles son las infracciones más habituales, qué sectores están más expuestos, cómo prepararse para una visita y qué características debe cumplir un sistema de control horario para ser aceptado como válido por la autoridad laboral.

Qué revisa la Inspección de Trabajo en una visita sobre control horario

Cuando un inspector de Trabajo y Seguridad Social acude a tu empresa para revisar el cumplimiento del registro horario, no se limita a comprobar si "tienes algo": evalúa la fiabilidad del sistema, la conservación de los datos y su coherencia con la realidad operativa. En concreto, suele exigir:

• Registros diarios de jornada de todos los trabajadores, incluyendo hora concreta de inicio y fin, con identificación del empleado.
• Conservación durante cuatro años de todos los registros, tal como exige el RD-Ley 8/2019. El inspector puede pedir registros de cualquier mes de los últimos cuatro años.
• Coherencia con los contratos y nóminas. Si en el contrato figura una jornada de 40 horas y los registros muestran sistemáticamente 45, el inspector puede deducir horas extras no declaradas ni cotizadas.
• Trazabilidad e inmutabilidad del registro. El sistema no debe permitir modificaciones a posteriori sin dejar evidencia.
• Disponibilidad para los representantes legales. La empresa debe poder facilitar el registro al comité o delegados de personal cuando lo soliciten.
• Aplicación a todo el personal, incluidos trabajadores a tiempo parcial, en teletrabajo y desplazados, salvo las excepciones legales previstas para alta dirección.

Cuáles son las infracciones más habituales y sus sanciones

La transgresión de las normas sobre registro horario está tipificada como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social). El cuadro sancionador vigente, tras la actualización de cuantías, sitúa las multas en los siguientes tramos:

• Grado mínimo: de 626 € a 1.250 €.
• Grado medio: de 1.251 € a 3.125 €.
• Grado máximo: de 3.126 € a 6.250 €.

Estas cantidades aplican por infracción, no por empleado, pero el inspector puede sancionar varios incumplimientos relacionados en un mismo acta (por ejemplo, no llevar registro y, además, superar la jornada máxima sin compensación). En caso de reincidencia en los cuatro años siguientes, la sanción puede agravarse al siguiente grado.

Las infracciones más habituales detectadas por la Inspección son:

• No llevar registro horario en absoluto. Es la falta más evidente y suele sancionarse directamente en grado medio.
• Llevar el registro de forma incompleta: solo entradas, sin salidas, o sin identificar al trabajador.
• Sistemas manipulables que permitan modificar registros previos sin traza.
• No conservar los registros durante los cuatro años exigidos.
• Negativa o demora injustificada a entregar los registros al inspector o a los representantes de los trabajadores.
• Diferencias significativas entre jornada registrada y jornada contratada o cotizada, que pueden derivar en infracciones adicionales por horas extras no abonadas o no cotizadas.

Conviene recordar que, además de la sanción económica, la pérdida de un juicio laboral por horas extras suele ser mucho más cara que la multa: ante la ausencia de registro, los tribunales suelen dar credibilidad a las horas reclamadas por el trabajador, lo que puede suponer indemnizaciones de varios miles de euros por empleado.

Qué empresas tienen más riesgo de ser inspeccionadas

La Inspección de Trabajo no actúa al azar. Su plan anual de actuación define sectores prioritarios y, además, atiende denuncias específicas. Los perfiles de empresa con mayor probabilidad de inspección son:

• Hostelería y restauración, históricamente uno de los focos por la prevalencia de jornadas extensas, horas extras no declaradas y alta rotación.
• Comercio minorista, especialmente grandes superficies y cadenas con horarios extendidos.
• Construcción y reformas, donde la dispersión geográfica de obras complica el control y aumenta el riesgo de denuncia.
• Logística y reparto, sector con jornadas variables y elevada sensibilidad social.
• Sanidad privada y residencias, por las jornadas a turnos y la alta sindicación.
• Empresas con denuncias previas de empleados o ex-empleados.
• Empresas que han pasado por un juicio laboral reciente con controversia sobre jornada.
• Empresas con campañas activas de la Inspección, que cada año pública focos sectoriales o territoriales.

Las pymes no quedan fuera del radar: muchas inspecciones llegan a partir de denuncias anónimas de ex-empleados, y para una empresa pequeña una sanción de 3.000 € puede ser muy dolorosa.

Cómo prepararse para una inspección de trabajo en materia de registro horario

La mejor estrategia es no tener que improvisar. Si tu empresa lleva el registro de forma sistemática y digital, una inspección sobre control horario se resuelve en cuestión de horas. Te recomendamos:

1. Implantar un sistema digital de registro desde el primer día, aunque tu plantilla sea pequeña.
2. Documentar las modificaciones. Cualquier corrección a un fichaje debe quedar trazada con autor, fecha y motivo.
3. Conservar al menos cuatro años de histórico, idealmente más. Un sistema en la nube facilita enormemente esta obligación.
4. Tener informes exportables en PDF o Excel listos para entregar al inspector en el acto.
5. Formar a los responsables sobre qué pedir, qué entregar y qué no decir durante la visita.
6. Acompasar contratos y registro. Si una persona hace habitualmente más horas de las contratadas, hay que regularizar la situación antes de que lo haga la Inspección.
7. Mantener comunicación con la representación legal de los trabajadores, si la hay, y entregarles el registro cuando lo soliciten.

Qué sistema de control horario acepta la Inspección de Trabajo como válido

La normativa española no impone una tecnología concreta, pero sí exige que el sistema sea fiable, conservable, verificable y no manipulable. En la práctica, esto descarta los sistemas basados exclusivamente en papel u hojas de cálculo, que son fácilmente alterables. Los sistemas digitales aceptados con mejor consideración son aquellos que cumplen estos requisitos:

• Registran automáticamente la hora real del fichaje, sin permitir introducirla a mano sin traza.
• Identifican de forma inequívoca al trabajador (usuario propio, biometría o equivalente).
• Conservan los datos durante al menos cuatro años en un soporte estable.
• Permiten exportar informes legibles para la autoridad laboral.
• Utilizan mecanismos criptográficos (como hashes encadenados SHA-256) para garantizar la integridad de los registros y detectar cualquier intento de manipulación.
• Documentan en un log auditable cualquier corrección posterior, con autor y motivo.

NexusHR ha sido diseñado específicamente con estos criterios y es una herramienta de control horario validada frente a la Inspección. Cada fichaje queda sellado con un hash inmutable que se encadena al fichaje anterior, formando una cadena verificable que la propia Inspección puede comprobar. Los informes se exportan en PDF firmado y el sistema conserva el histórico completo desde el primer día.

Si quieres profundizar en el marco normativo completo, puedes leer nuestra guía sobre la Ley de registro horario en España 2025 y nuestra guía detallada sobre la obligación de registro de jornada laboral que exige la ley a cualquier empresa con personal asalariado.

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