Gestión documental segura: nóminas y contratos

El problema de la documentación dispersa

En muchas empresas españolas, las nóminas se envían por email, los contratos están en una carpeta de red que nadie encuentra, y los certificados se solicitan por WhatsApp al departamento de RRHH. Esta dispersión genera problemas reales:

• Empleados que no encuentran sus nóminas anteriores.
• RRHH dedicando tiempo a reenviar documentos que ya se entregaron.
• Riesgo de acceso no autorizado a documentos confidenciales.
• Imposibilidad de demostrar que un documento se entregó al empleado.

Tipos de documentos que puedes gestionar

Nexus HR permite subir y organizar los siguientes tipos de documentación laboral:

• Nóminas: organizadas por periodo (mes/año), accesibles para cada empleado.
• Contratos: contrato inicial, anexos y modificaciones.
• Certificados: certificados de empresa, retenciones, etc.
• Bajas médicas: partes de baja, confirmación y alta.
• Finiquitos: documentos de liquidación y saldo.
• Otros: cualquier documento relevante para la relación laboral.

Acceso seguro por empleado

Cada documento se asocia a un empleado específico y está protegido por políticas de seguridad a nivel de fila (RLS). Esto significa que:

• Un empleado solo puede ver y descargar sus propios documentos.
• Los managers no acceden a documentos de empleados fuera de su equipo.
• Solo RRHH y administradores pueden subir documentos para cualquier empleado.
• Todas las descargas y accesos quedan registrados de forma trazable.

Subida masiva y organización

Los departamentos de RRHH pueden subir múltiples documentos de forma eficiente, asociándolos al empleado correspondiente, asignando tipo y periodo. El sistema los organiza automáticamente y el empleado recibe notificación de que tiene un nuevo documento disponible.

Cumplimiento del RGPD

La gestión documental de Nexus HR cumple con el Reglamento General de Protección de Datos:

• Almacenamiento cifrado en tránsito y en reposo.
• Control de acceso estricto basado en roles.
• Derecho de acceso: el empleado puede descargar todos sus documentos.
• Derecho de portabilidad: exportación de datos en formatos estándar.
• Registro de accesos para demostrar el cumplimiento.

Digitaliza tu gestión documental

La gestión documental está disponible en el plan Pro de Nexus HR. Centraliza toda la documentación laboral de tu empresa en una plataforma segura, organizada y accesible.

Si quieres ver cómo lo aplicamos al fichaje, lee nuestro artículo sobre el registro de jornada inmutable con SHA-256 o descubre el software de control horario de NexusHR.

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