Registro horario digital obligatorio en España: guía completa 2026

El registro de jornada ya es obligatorio en España desde 2019. Lo que cambia en 2026 es el formato: el Gobierno tramita un Real Decreto que convertirá el fichaje digital en la única vía válida, prohibirá el papel y el Excel, y dará a la Inspección de Trabajo acceso remoto en tiempo real. Esta guía explica qué es el registro horario digital obligatorio, cuándo entra en vigor, a quién afecta, qué cambia respecto al sistema actual y cómo cumplir desde hoy.

¿Qué es el registro horario digital obligatorio?

El registro horario digital obligatorio es el sistema electrónico e inalterable con el que cada empresa deberá documentar la jornada diaria de sus trabajadores: hora exacta de entrada y de salida, identificación del empleado y trazabilidad de cualquier corrección. A diferencia del cuaderno o la hoja de cálculo, el fichaje digital deja un rastro verificable y permite exportar los datos ante una inspección o un juicio laboral.

En la práctica implica: fichaje individual e intransferible, sellado temporal, log de auditoría (quién modificó qué, cuándo y por qué), conservación mínima de 4 años y disponibilidad inmediata para el trabajador, la representación legal y la Inspección. Si quieres el marco general de la obligación vigente, consulta también nuestra guía sobre el registro horario obligatorio en España.

¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?

El registro de jornada en sí lleva vigente desde el 12 de mayo de 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, RDL 8/2019). El fichaje digital exclusivo —solo sistemas electrónicos inalterables— está en tramitación como Real Decreto. A agosto de 2026 aún no se ha publicado en el BOE.

Cuando se publique, la entrada en vigor seguirá el plazo que fije el propio decreto (habitualmente a los 20 días de su publicación en el BOE, salvo disposición distinta). Migrar ya a un sistema digital evita improvisar el día que el papel y el Excel queden prohibidos y la Inspección pueda consultar los registros en remoto.

¿Qué empresas están obligadas al registro digital de jornada?

La obligación de registrar la jornada aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin excepción por tamaño, sector o forma jurídica. Incluye:

• Pymes y microempresas, aunque solo tengan uno o dos empleados
• Autónomos con trabajadores a cargo
• Contratos a tiempo parcial, fijos discontinuos y eventuales
• Teletrabajo y trabajo a distancia (Ley 10/2021)
• Equipos con turnos, nocturnidad o festivos

Quedan fuera los autónomos sin plantilla y algunos puestos de alta dirección con jornada irregular pactada. El resto de la plantilla debe fichar con el mismo nivel de fiabilidad, esté en la oficina o en remoto.

¿Qué diferencia hay entre el registro de jornada actual y el nuevo registro digital?

Con la normativa vigente (RDL 8/2019) el sistema puede ser papel, Excel o digital siempre que sea objetivo, fiable y accesible. La Inspección ya mira con lupa los métodos manipulables, pero técnicamente aún son admitidos si se usan con rigor.

El nuevo registro digital, según el decreto en tramitación, endurece el marco:

• Solo sistemas electrónicos: papel, Excel y WhatsApp quedarán prohibidos
• Inalterabilidad y trazabilidad: cualquier cambio debe dejar log de auditoría inmutable
• Acceso remoto de la Inspección: consulta en tiempo real y sin previo aviso
• Sin biometría invasiva si existen métodos menos invasivos disponibles

En resumen: hoy puedes cumplir con Excel bien llevado; mañana solo valdrá un fichaje digital verificable. Adelantarse elimina el riesgo de tener que cambiar de sistema bajo presión.

Cómo cumplir el registro horario digital desde ya

No hace falta esperar a la publicación del decreto. Un software de control horario cumple hoy el RDL 8/2019 y te deja listo para el fichaje digital exclusivo. Los pasos prácticos:

• Elige un sistema en la nube sin instalación ni hardware obligatorio
• Cada trabajador ficha entrada y salida desde móvil o navegador
• Verifica que el registro sea inalterable y conserve log de correcciones
• Conserva los datos al menos 4 años y facilita el acceso al empleado
• Exporta informes listos para Inspección o gestoría en un clic

NexusHR está pensado para pymes: fichaje digital, trazabilidad, teletrabajo y presencial, informes exportables y plan gratuito hasta 3 empleados, sin tarjeta. También puedes revisar las sanciones de la Inspección de Trabajo para dimensionar el riesgo de no actuar a tiempo.

Sanciones por no tener registro digital: cuánto puedes perder

No llevar registro de jornada es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. El rango orientativo por grado:

• Grado mínimo: 751 € a 1.500 €
• Grado medio: 1.501 € a 3.750 €
• Grado máximo: 3.751 € a 7.500 €

La cuantía depende del número de trabajadores afectados, la negligencia y si hubo advertencias previas. Además de la multa, la ausencia de un registro fiable suele dar credibilidad a las horas extras reclamadas en juicio, con un coste que puede superar con creces la sanción administrativa. Cuando el fichaje digital sea el único formato válido, un sistema en papel o Excel dejará de servir como defensa.