Registro de jornada laboral obligatorio en España (RDL 8/2019): guía completa 2026

El registro de jornada laboral es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. En 2026 la normativa está a punto de dar un salto importante: el Gobierno tiene en tramitación un Real Decreto que convertirá el fichaje digital en la única opción válida, prohibirá el papel y el Excel, y dará a la Inspección de Trabajo acceso remoto en tiempo real. Esta guía resume qué dice la ley ahora, qué multas aplica la LISOS y cómo cumplirla con un software gratuito para pymes.

¿Es obligatorio el fichaje digital en España en 2026?

Sí hay obligación de registrar la jornada; el matiz está en el formato. Con el Real Decreto-ley 8/2019, el sistema puede ser papel, Excel o digital siempre que sea objetivo, fiable y accesible. El fichaje digital exclusivo —solo sistemas electrónicos inalterables— está en tramitación como Real Decreto. A fecha de última actualización (13 de octubre de 2026) aún no ha sido publicado en el BOE, pero sus ejes principales ya son conocidos:

• Fichaje digital obligatorio: solo serán válidos sistemas electrónicos con inalterabilidad y trazabilidad. Papel, Excel y WhatsApp quedarán prohibidos.
• Acceso remoto de la Inspección: podrá consultar en tiempo real y sin previo aviso los registros de cualquier empresa.
• Log de auditoría: cualquier modificación debe dejar rastro inmutable de quién cambió qué, cuándo y por qué.
• Sin biometría invasiva: se restringe huella o reconocimiento facial si hay métodos menos invasivos disponibles.

Mientras el decreto no se publique, el registro sigue siendo obligatorio con la normativa de 2019. Migrar ya a un sistema digital evita improvisar cuando entre en vigor (habitualmente a los 20 días de su publicación en el BOE). Para el detalle de fechas, empresas afectadas y diferencias con el papel, consulta la guía sobre el registro horario digital obligatorio.

¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada laboral?

Desde el 12 de mayo de 2019. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a todas las empresas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores. No hay excepción por tamaño ni sector: aplica a jornada completa, parcial y teletrabajo. Los registros deben conservarse 4 años y estar a disposición de los trabajadores, la representación legal y la Inspección de Trabajo.

La Inspección ya exige registro actualizado día a día (no reconstruible a posteriori), fichaje individual e intransferible, horas extras documentadas y el mismo nivel de fiabilidad en remoto que en presencial, de acuerdo con la Ley 10/2021 de trabajo a distancia.

Normativa fichaje trabajadores 2026: qué ha cambiado

El marco legal en 2026 tiene dos capas. La primera, vigente desde 2019, obliga a registrar la jornada en cualquier formato fiable. La segunda —en tramitación— convierte el fichaje digital en la única opción válida. Estos son los cambios que afectan directamente a pymes y autónomos con empleados:

• El papel y el Excel dejarán de ser válidos cuando se publique el Real Decreto de registro horario digital. La Inspección ya los considera métodos de riesgo en sus actuaciones.
• Acceso remoto de la Inspección: el borrador prevé que la Inspección de Trabajo pueda consultar en tiempo real los registros sin previo aviso.
• Interoperabilidad obligatoria: los sistemas deberán poder exportar datos en formato estándar (XML/JSON) legible para la Administración.
• Entrada en vigor: la fecha exacta del fichaje digital exclusivo queda pendiente de publicación del Real Decreto en el BOE.

Migrar a un sistema digital ahora —antes de que sea obligatorio— evita el riesgo de tener que cambiar con prisa cuando entre en vigor. NexusHR ya cumple los requisitos del borrador: registro electrónico, log de auditoría inalterable y exportación en cualquier formato.

¿Qué multas hay por no registrar la jornada?

No llevar el registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). El cuadro general de cuantías por grado orienta el riesgo sancionador:

Dentro de las infracciones graves por registro horario, la graduación habitual es:

• Grado mínimo: 751 € a 1.500 €
• Grado medio: 1.501 € a 3.750 €
• Grado máximo: 3.751 € a 7.500 €

La cuantía depende del número de trabajadores afectados, la negligencia y si hubo advertencias previas. El rango vigente por infracción grave de registro de jornada es el del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 € a 7.500 €.

¿Qué empresas están obligadas al registro de jornada?

Todas, sin excepción. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue por sector, tamaño ni tipo de contrato. En la práctica, esto incluye:

• Autónomos con cualquier empleado a su cargo
• Pymes de 1 a 249 trabajadores
• Grandes empresas y grupos
• Trabajadores a tiempo parcial (con especial rigor: su registro es prueba en caso de disputa por horas extras)
• Empleados en teletrabajo y trabajo híbrido
• Personal de ETT (en este caso la obligación recae en la empresa usuaria)

Quedan fuera únicamente colectivos muy concretos: el personal de alta dirección regulado por el Real Decreto 1382/1985, los socios trabajadores de cooperativas, los autónomos sin asalariados y algunas relaciones laborales especiales con régimen propio. Sectores como el transporte o la marina mercante mantienen además sus reglas específicas previas. Las personas trabajadoras de ETT siguen sujetas a la obligación de registro: únicamente cambia la empresa responsable, que corresponde a la empresa usuaria durante la puesta a disposición. Si tienes dudas sobre si tu empresa está obligada, la respuesta casi siempre es sí.

El teletrabajo no exime del registro, y tampoco el trabajo en movilidad (comerciales, técnicos de campo, repartidores): la empresa sigue siendo responsable de garantizar el registro independientemente del lugar donde se preste el servicio.

Qué datos debe contener el registro de jornada

El Estatuto de los Trabajadores fija el contenido mínimo y los criterios técnicos del Ministerio de Trabajo y de la Inspección han ampliado el detalle. Por cada jornada y trabajador, un registro válido debe incluir:

• Identidad del trabajador (nombre y apellidos o identificador inequívoco).
• Hora exacta de inicio y de finalización de la jornada.
• Fecha a la que corresponde el fichaje.
• Pausas e interrupciones que no computan como tiempo efectivo, cuando proceda.
• Horas extraordinarias, diferenciadas del cómputo ordinario (art. 35.5 ET).

Además, el registro debe ser objetivo (refleja la jornada realmente realizada, no el horario pactado), fiable (no puede manipularse después de su captura sin dejar rastro) y accesible (la Inspección, el trabajador o sus representantes pueden consultarlo sin reconstrucciones manuales).

Métodos de registro que acepta la Inspección de Trabajo

La ley no impone un sistema concreto, pero la Inspección sí distingue entre métodos sólidos y métodos problemáticos:

• Aplicaciones de control horario en la nube: la opción preferente. Cada fichaje queda asociado a un usuario autenticado, con marca temporal y conservación íntegra, y funciona igual en presencial, remoto y movilidad.
• Lectores biométricos (huella, facial): técnicamente válidos, pero la AEPD exige un análisis de proporcionalidad estricto y restringe su uso si hay alternativas menos invasivas.
• Tarjetas RFID o terminales físicos: válidos si se integran con un sistema central capaz de exportar el registro y garantizar su integridad.
• Hojas en papel: aceptadas formalmente, pero frágiles; la Inspección suele exigir firma diaria del trabajador y conservación física durante cuatro años.
• Hojas de cálculo (Excel): el método más cuestionado, porque es casi imposible acreditar que el archivo no se modificó después del fichaje.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?

Mínimo 4 años, accesibles en cualquier momento para los trabajadores, la representación legal y la Inspección de Trabajo. En caso de litigio laboral, tener el histórico disponible puede ser determinante: sin él, la empresa parte en desventaja ante cualquier reclamación de horas extras.

Un sistema digital con almacenamiento en la nube resuelve este requisito automáticamente. Con papel o Excel, la conservación segura y ordenada durante 4 años es difícil de garantizar ante una inspección.

Cómo registrar la jornada laboral correctamente

Un registro válido ante la Inspección debe ser diario, individual y demostrable. En la práctica, esto implica:

• Registro individual e intransferible por cada trabajador
• Marcación con hora y minuto exactos de entrada y salida
• Log de auditoría: cualquier modificación queda registrada con autor, fecha y motivo
• Conservación de registros durante al menos 4 años
• Acceso inmediato del trabajador a su propio registro
• Mismo nivel de fiabilidad en teletrabajo que en presencial
• Sin biometría obligatoria (huella o facial) si hay alternativas menos invasivas

El papel y el Excel pueden cumplir hoy si se usan con rigor, pero son frágiles ante una inspección o un juicio laboral. Un sistema digital con sellado temporal y trazabilidad reduce el riesgo operativo y se alinea con el decreto de fichaje digital previsto para 2026.

Registro horario digital obligatorio: preguntas frecuentes del BOE

El borrador del Real Decreto de registro horario digital genera muchas dudas en empresas y gestorías. Estas son las más frecuentes:

• ¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio? A fecha de última actualización (13 de octubre de 2026) aún no se ha publicado en el BOE; la fecha de entrada en vigor queda pendiente de esa publicación.
• ¿Vale una app de móvil? Sí, si cumple los requisitos de inalterabilidad, log de auditoría y exportabilidad. No todas las apps del mercado los cumplen.
• ¿Qué pasa si uso un sistema de huella dactilar? El borrador restringe la biometría cuando hay métodos menos invasivos disponibles. Hay que evaluar el impacto en protección de datos antes de implantarlo.
• ¿Tiene que estar conectado a la Seguridad Social? El borrador prevé interoperabilidad pero no integración directa con la TGSS en la primera fase.

Si quieres ver en una sola página los requisitos del nuevo sistema y cómo cubrirlos, consulta nuestra guía del registro de jornada digital obligatorio.

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Preguntas frecuentes sobre el registro horario obligatorio en España